Wiederkehrende Arbeit erledigt sich ab jetzt von selbst
Die meiste Zeit im Tagesgeschäft verschwindet nicht in schwierigen Entscheidungen, sondern in immer denselben Handgriffen: lesen, abtippen, weiterleiten, ablegen. Genau diese Kette übernehmen wir: nachvollziehbar, mit Prüfpunkten und ohne dass Sie Ihre Systeme wechseln müssen.
80 %
weniger Bearbeitungszeit bei klar strukturierten Abläufen
2–4 Wochen
bis der erste Prozess produktiv läuft
24/7
Vorgänge werden bearbeitet, auch außerhalb der Bürozeiten
Ein Prozess in sechs Schritten, zum Durchklicken
Statt abstrakt über Automatisierung zu reden, zeigen wir einen konkreten Fall: eine Eingangsrechnung. Jeder Schritt zeigt, was passiert und was er von Hand kosten würde.
Beispielprozess
Eingangsrechnung: vom Postfach bis zur Ablage
Schritt 1 von 6
E-Mail geht ein
Der Ablauf startet von selbst, sobald eine Rechnung im Postfach landet, egal ob als PDF, Foto oder gescannter Anhang.
Von Hand
2 Min.
Automatisiert
1 Sek.
Posteingang · buchhaltung@
Erkannt: 1 Anhang · rechnung_1183.pdf
Ein Beleg, sechs Schritte: 19 Minuten von Hand gegenüber 17 Sekunden automatisiert.
Aus 19 Minuten werden 17 SekundenRechnen Sie mit Ihren eigenen Zahlen
Bewegen Sie die Regler, bis sie zu Ihrem Betrieb passen. Der Rechner zeigt, wie viel Arbeitszeit und Geld jedes Jahr frei wird und ab wann sich die Investition getragen hat.
Rechner
Was ein automatisierter Vorgang bei Ihnen einspart
Rechnungen, Anfragen, Bestellungen, Formulare: alles, was regelmäßig gleich abläuft.
Inklusive Suchen, Abtippen, Nachfragen und Ablegen.
Vollkosten je Arbeitsstunde, nicht der Bruttolohn.
Richtwert für Umsetzung und Anbindung. Den echten Wert nennen wir im Angebot als Festpreis.
Eingesparte Arbeitszeit
589 h
pro Jahr, rund 74 Arbeitstage
Eingesparte Kosten
26.496 €
pro Jahr
Amortisation
4,1 Monate
Nach drei Jahren stehen 70.488 € netto auf der Habenseite, nach Abzug der Investition.
Gerechnet mit 80 % Automatisierungsgrad und 46 Arbeitswochen. Prüfung, Freigabe und Ausnahmefälle bleiben also ausdrücklich beim Menschen und sind hier nicht als Ersparnis eingerechnet.
Wo sich Automatisierung am schnellsten rechnet
Überall dort, wo etwas oft passiert und immer gleich abläuft. Diese sechs Bereiche bringen erfahrungsgemäß am schnellsten spürbare Entlastung.
Belege und Rechnungen
Eingangsrechnungen auslesen, gegen Bestellungen prüfen, kontiert an die Buchhaltung übergeben und revisionssicher ablegen.
E-Mail-Postfächer
Anfragen erkennen, nach Thema sortieren, mit einem Entwurf beantworten und dem richtigen Vorgang zuordnen.
Daten zwischen Systemen
Schluss mit Abtippen: Daten wandern automatisch zwischen Shop, Warenwirtschaft, CRM und Buchhaltung.
Termine und Erinnerungen
Bestätigungen, Erinnerungen und Nachfassnachrichten laufen von selbst, im richtigen Ton und zur richtigen Zeit.
Angebote und Aufträge
Aus einer Anfrage wird ein vorbereitetes Angebot mit Positionen, Preisen und Anhängen, das Sie nur noch freigeben.
Onboarding und Personal
Neue Mitarbeitende, Zugänge, Checklisten und Unterlagen: einmal definiert, danach jedes Mal gleich zuverlässig.
Was sich im Alltag konkret ändert
–Ohne Automatisierung
- Jeder Beleg wird von Hand geöffnet, gelesen und abgetippt
- Fehler fallen erst beim Zahlungslauf oder beim Jahresabschluss auf
- Skontofristen verstreichen, weil niemand rechtzeitig hinterher ist
- Freigaben versanden in E-Mail-Verläufen und müssen nachgehalten werden
- Urlaub und Krankheit legen ganze Abläufe still
- Wer wann was entschieden hat, lässt sich im Nachhinein kaum rekonstruieren
+Mit Automatisierung
- Vorgänge starten von selbst, sobald etwas eingeht
- Abweichungen werden im Moment des Eingangs erkannt und gemeldet
- Fristen und Skonti werden automatisch berücksichtigt
- Freigaben kommen als eine Nachricht mit allem nötigen Kontext
- Der Ablauf läuft unabhängig davon, wer gerade da ist
- Jeder Schritt ist protokolliert und jederzeit nachvollziehbar
Was Kunden vorher wissen wollen
Muss ich meine bestehende Software austauschen?
Nein. Die Automatisierung setzt auf dem auf, was Sie schon nutzen: Postfach, Warenwirtschaft, DATEV, CRM oder Branchensoftware. Wo es Schnittstellen gibt, nutzen wir sie; wo nicht, finden wir einen anderen Weg.
Was passiert, wenn die KI etwas falsch erkennt?
Jeder Ablauf hat definierte Schwellen. Ist sich das System nicht sicher oder weicht etwas ab, geht der Vorgang mit Hinweis an einen Menschen statt einfach durchzulaufen. Zusätzlich protokolliert das System jeden Schritt, sodass jederzeit nachvollziehbar bleibt, was auf welcher Grundlage passiert ist.
Wie lange dauert die Einführung?
Ein klar umrissener erster Prozess läuft in der Regel nach zwei bis vier Wochen produktiv. Wir starten bewusst mit einem Ablauf statt mit allen gleichzeitig. So ist der Nutzen früh sichtbar und die Beteiligten gewöhnen sich schrittweise daran.
Wo liegen die Daten?
Standardmäßig auf Servern in der EU. Wenn Ihre Anforderungen es verlangen, arbeiten wir mit Modellen, die in Europa gehostet werden, oder verarbeiten sensible Inhalte gar nicht erst extern. Das klären wir vor der Umsetzung, nicht danach.
Lohnt sich das auch für kleine Unternehmen?
Es hängt nicht an der Unternehmensgröße, sondern an der Wiederholung. Ein Ablauf, der mehrmals täglich gleich abläuft, rechnet sich fast immer. Läuft er dreimal im Monat, sagen wir Ihnen das im Erstgespräch offen, auch wenn dann kein Auftrag daraus wird.
Welcher Prozess frisst bei Ihnen die meiste Zeit?
Nennen Sie uns einen Ablauf aus Ihrem Alltag. Wir sagen Ihnen im Erstgespräch offen, ob und wie schnell er sich rechnet.